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Gestión documental

Gestión documental

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El sistema de gestión documental

Engloba una serie de operaciones dirigidas al control eficaz y sistemático de la creación, recepción, uso, valoración y conservación de los documentos, incluidos los procesos para incorporar y mantener pruebas de actuaciones o actividades de dicha organización, en forma de documentos y sistemas de información.

Objetivos

El objetivo de la gestión documental es asegurar que los documentos del ayuntamiento, en tanto en cuanto son evidencia de sus actividades, sean documentos fiables, verdaderos, completos y usables.

Beneficios

  • Ayuda en la toma de decisiones
  • Favorece la rendición de cuentas
  • Cumple con la ley
  • Es la base de la transparencia
  • Ayuda al desarrollo de la administración electrónica
  • Permite el acceso a la información

Sistema de Gestión

La gestión documental es un proceso de apoyo en la gestión institucional. Es un proceso transversal ya que su objeto son los documentos que se generan en todos y en cada uno de los departamentos como evidencia de las actividades que llevan a cabo.

Para que el sistema de gestión documental funcione es necesaria una política de gestión de documentos que defina los objetivos, la implantación y los medios asociados.

En la política de gestión documental es preciso establecer:

  • Funciones y responsabilidades
  • Procesos sistemáticos
  • Medición y evaluación
  • Análisis y mejora

Procesos sobre los documentos

Política de gestión de los documentos electrónicos

Modelo B de política de gestión de documentos electrónicos para Entidades Locales (PGD-el)

Las fases por las que pasan los documentos electrónicos son las siguientes:

  1. Captura
  2. Registro
  3. Clasificación
  4. Descripción
  5. Acceso
  6. Calificación
  7. Valoración
  8. Conservación
  9. Transferencia

Instrumentos de gestión documental

En la gestión documental se crean los instrumentos que se aplicarán en los procesos sobre los documentos.

  • Esquemas de metadatos de descripción

Metadatos para la gestión del documento electrónico (e-EMGDE)

  • Cuadro de clasificación funcional

Es la organización de los documentos y series municipales, lógica y física, en cualquier soporte, desde el momento en que se generan. Definición, mantenimiento y aplicación de la organización documental. Es representativo de las funciones que el Ayuntamiento ha venido desarrollando y desempeñando a lo largo del tiempo.

  • Mapa de series

El mapa de series es la base de todos los procesos de gestión, ya que permite realizar operaciones a la hora de valorar, seleccionar, determinar responsabilidades o fijar el derecho de acceso. Las decisiones se podrán tomar para conjuntos documentales en lugar de por documentos.

  • Calendario de conservación y acceso

Los órganos administrativos deben cuidar de la preservación y custodia de los documentos siguiendo los plazos de disposición establecidos en el calendario. Así pues, el calendario de conservación y acceso determina los valores de los documentos y regula los plazos de conservación y de transferencia y el régimen de acceso de los documentos. El órgano consultivo al que hay que elaborar las propuestas de calendario, para que se sometan a dictamen es la Comisión de valoración y selección de la documentación COVASED

  • Preservación

Consiste en la realización de las actuaciones necesarias para la conservación y disponibilidad de los documentos a conservar.