Galdakaoko Udala. Dokumentuen kudeaketa

Udal Artxiboa

Dokumentuen kudeaketa sistema

Dokumentuak sortzerakoan, jasotzerakoan, erabiltzerakoan, baliesterakoan eta kontserbaterakoan hori modu kontrolatu eraginkor eta sistematizatuan egitea ahalbidetzen duten eragiketen multzoa da; eta horien barne egonda baita ere, erakundearen jarduketen frogagiri diren dokumentuak eta informazio-sistemak jasotzeko eta mantentzeko prozesuak.

Helburua

Dokumentu-kudeaketaren helburua da -udaleko dokumentuak bere jardueren lekuko diren heinean- dokumentuak fidagarriak, benetakoak, osoak eta erabilgarriak direla bermatzea.

Onurak

Erabakiak hartzen laguntzea
Kontu ematerakoan, hori erraztea
Legedia betetzea
Gardentasunaren oinarri izatea
E-administrazioa garatzen laguntzea
Informaziorako sarbidea izatea

Kudeaketa sistema

Dokumentu-kudeaketa erakundearen kudeaketarako laguntza-prozesua da. Zeharkako prozesua da; izan ere, horren xedea dokumentu guztiak dira, departamentu guztietan eta bakoitzean egiten diren dokumentuak, haien jardueren egiaztagiri diren heinean. �

Dokumentu-kudeaketarako sistemak funtzionatu dezan, behar-beharrezkoa da dokumentu-kudeaketarako politika bat izatea, eta horretan, helburuak, ezarpena eta atxikitako baliabideak finkatzea.

Hona hemen�dokumentu-kudeaketarako politikan�argitu beharrekoak:

Funtzioak eta ardurak
Prozesu sistematikoak
Neurketa eta ebaluaketa
Berrazterketa eta hobekuntzak
Galdakaoko udalaren politika dokumentalaren eredua aprobatu barik dago

Dokumentuen gaineko prozesua

Dokumentu elektronikoak kudeatzeko politika

Dokumentu elektronikoak kudeatzeko politikaren B eredua Tokiko Erakundeentzat (PGD-el)

Hauek dira dokumentu elektronikoen faseak:

Harrapaketa
Erregistroa
Sailkapena
Deskripzioa
Sarbidea
Kalifikazioa
Balioestea
Kontserbazioa
Bidalketa

Dokumentu kudeaketarako tresnak

Dokumentuen kudeaketan, dokumentuen gaineko prozesuetan aplikatuko diren tresnak sortzen dira.

Deskripziorako metadatuen eskema

Dokumentu elektronikoa kudeatzeko metadatuak (e-EMGDE)

Sailkapen taula

Udal dokumentuen eta serieen antolaketa da, logikoa eta fisikoa, edozein euskarritan daudela, sortzen diren momento beretik. Dokumentuen antolaketa zehaztu mantendu eta aplikatu behr da. Udalak dituen eta denboran zehar bete dituen eta betetzen dituen funtzioak adierazgarria.

Serieen mapa

Serieen mapa da kudeaketa-prozesu guztien oinarria; izan ere, horrek ahalbidetzen baititu eragiketak egitea balioesterakoan, aukeratzerakoan, ardurak zehazterakoan edo sarbide-eskubidea finkatzerakoan. Erabakiak dokumentu-multzoetarako hartu ahal izango dira, dokumentuka hartu beharrean.

Kontserbazio-egutegia eta sarbidea

Udal dokumentuen balio administratiboa eta izan dezaketen balio historikoa balioestea, serie edo espediente multzo bakoitzeko kontserbazio-epeak ezarriz eta aplikatuz. Eta informazioa sortzeko, kudeatzeko edo irakurtzeko baimenak erabakitzea

Horrela, bada, kontserbatzeko eta eskuratzeko egutegiak dokumentuen balioak zehazten ditu, eta kontserbatzeko eta transferitzeko epeak eta dokumentuak eskuratzeko araubidea arautzen ditu. Administrazio-organoek dokumentuak gorde eta zaindu behar dituzte, egutegian ezarritako xedapen-epeei jarraituz. Ezin da dokumenturik erabat edo partzialki ezabatu prozedurari eta kontserbazio- eta sarbide-egutegiaren irizpenei jarraitu gabe. Euskadin, kontserbazio-egutegia garatzeko badogu

Balioesteko eta Aukeratzeko Batzordea (DOBAUBA)

Preserbazioa

Gorde beharreko dokumentuak gordetzeko eta erabilgarriak izateko egin beharrekoak egitea.